O e-mail é uma ferramenta incrível que permite que você se comunique sem esforço em segundos. No entanto, como qualquer outra ferramenta, pode ser perigoso nas mãos erradas. Os funcionários que usam e-mail de trabalho devem ser alertados para estarem cientes de como usam esse método de comunicação. Assim, evitarão erros terríveis que podem custar caro.
Principais erros no e-mail de trabalho
Envio prematuro
Acalme-se um pouco antes de clicar no botão “Enviar“. Talvez você deva ler o e-mail novamente para verificar se há erros de ortografia. Talvez você não tenha incluído informações completas e precise revisar sua mensagem antes de enviá-la. Pode ser que tenha esquecido de copiar “cc” alguém no e-mail que deveria ser incluído na cadeia.
Antes de clicar em enviar, dê uma olhada no que escreveu e determine se é realmente a mensagem que deseja transmitir. Ainda mais embaraçoso é enviar uma nota no meio do caminho que deixa claro que você não terminou de escrevê-la.
Não prestar atenção ao seu tom
Uma das maiores coisas que se perde no e-mail é o contexto. Ao falar com alguém cara a cara, você pode usar expressões faciais e gestos para mostrar sua intenção. Não é assim com as mensagens.
Suas palavras devem transmitir com precisão o seu tom para que o destinatário entenda. Usar o tom errado prejudica suas relações de trabalho e causam atritos em seu escritório.
Da mesma forma, tome cuidado para não usar letras maiúsculas ou pontos de exclamação. ALL CAPS significa que você está gritando com o destinatário, portanto, atenção para não usar isso em sua comunicação por e-mail. Pontos de exclamação podem ter o mesmo efeito, fazendo parecer que você está gritando ou sendo excessivamente empolgado. Usar TODAS AS MAIÚSCULAS é uma grande violação da etiqueta de e-mail, portanto, evite a todo custo.
Cuidado “Responder a todos”
Às vezes, você pode receber um e-mail que inclui vários membros. Pode ser para toda a empresa anunciando o horário de fechamento do escritório no feriado, enviado aos 350 funcionários. Talvez você tenha uma pergunta rápida para o remetente. Não clique em “Responder a todos” e envie a mensagem para todos na empresa.
Isso pode resultar em outro funcionário respondendo a você usando “responder a todos”. Então, antes que perceba, um e-mail resultou em 250 e-mails entupindo as caixas de entrada de todos durante todo o dia.
Mantenha o e-mail de trabalho profissional
Seu empregador pode interceptar seu e-mail a qualquer momento, portanto, mantenha-o profissional. Suas mensagens no trabalho não pertencem a você. Sempre que enviar um e-mail, imagine que ele está sendo encaminhado em papel timbrado da sua organização.
Não envie mensagens pessoais através do servidor empresarial. Evite fazer piadas inapropriadas ou compartilhar fotos questionáveis. Muitas pessoas foram demitidas por usarem seus e-mails de maneira inadequada, portanto, mantenha sua comunicação comercial profissional.
Quando se trata de usar e-mail de trabalho, pode ser fácil entrar em um campo minado. Seja enviando mensagens pessoais, copiando abusivamente ou clicando em “responder a todos” muitas vezes, usá-lo da maneira errada pode ser prejudicial. Seguindo algumas dicas de etiqueta empresarial, você evita a confusão embaraçosa que pode custar caro no emprego.
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