Otimizar o tempo de trabalho no escritório é um desafio. No dia a dia, existem muitas distrações que devemos evitar se quisermos ser verdadeiramente produtivos. A rotina de trabalho que internalizamos pode melhorar a produtividade e a dinâmica no ambiente laboral. Construir um ambiente produtivo é como erguer um prédio: é preciso colocar os tijolos e aos poucos ele vai tomando forma.
Porém, há algo que pode derrubar essa torre do progresso: e são os ladrões de tempo. Esses são agentes externos, como o ruído, as pessoas que nos visitam inesperadamente, a navegação na Internet durante o horário de trabalho, etc. Mas, há também aqueles internos, como falta de motivação, cansaço e problemas de concentração.
Otimizar o tempo de trabalho para ter nosso próprio tempo
Seja qual for o seu problema para ser produtivo no escritório, certamente você poderá combatê-lo se aprender a otimizar o tempo. Veja por este ponto de vista: quando perdemos tempo verificando redes sociais, conversando com colegas ou simplesmente porque nos encontramos bloqueados, também interrompemos nossas horas de descanso e recreação, já que acumulamos trabalho que, por vezes, temos de levar para casa, e no final, tiramos um tempo de nós próprios.
Não deixe isso acontecer com você! Alimente-se bem, descanse adequadamente, aproveite suas horas de entretenimento. E procure se atentar aos sinais de ansiedade, estresse ou desmotivação, que podem estar afetando seu desempenho. Otimizar o tempo de trabalho pode ser a chave para ter nosso próprio tempo livre.
Chaves para uma melhor otimização
Cuidado com ladrões de tempo e vampiros emocionais
Vampiros emocionais são aqueles que sugam nossa energia sem que percebamos, prejudicando o desempenho no trabalho. Podem ser pessoas, problemas pessoais, situações fora do nosso controle, insônia, etc. Proteja sua energia, pois isso afetará diretamente suas funções e sua qualidade.
Por sua vez, esses vampiros emocionais podem se tornar ladrões de tempo, fazendo com que você acumule estresse e tarefas pendentes. O que são ladrões de tempo? Basicamente tudo que pode te distrair e atrapalhar o desenvolvimento do seu trabalho. Eles são os inimigos da organização e convidam você a desperdiçar seu tempo em vão.
Estabeleça metas e horários
Para otimizar o tempo de trabalho, é vital que as atividades tenham uma distribuição de tempo realista. Para que você saiba quando levará para finalizá-lo e o que poderá fazer em sua jornada diária. Estabeleça metas diárias, semanais, quinzenais ou mensais, e estabeleça horários para realizar as atividades. Seja gentil consigo mesmo e, acima de tudo, seja honesto.
Faça um plano de organização
Hoje temos à mão uma infinidade de recursos para nos organizarmos, como as ferramentas do Google e outros buscadores, a agenda telefônica, to do list, calendários, Excel, etc. Otimizar o tempo de trabalho é muito mais fácil: mas, como podemos aproveitá-lo? Simples! Tente ter uma agenda virtual ou física organizada e destaque as atividades prioritárias com cores.
Você também pode fazer uma lista de tarefas, com as atividades pendentes, e marcar as que você concluir. Isso vai te motivar e fazer você se sentir mais próximo do seu objetivo. Use quadros brancos nos escritórios, poste com lembretes e a ferramenta Excel, que é extremamente útil para organizar uma lista de tarefas.
Descanso: otimizar o tempo de trabalho ajudará você a ter tempo para se desconectar
Dividir o tempo em blocos é a melhor forma de priorizar nossas atividades. Especialistas na área de gestão do tempo recomendam fazer primeiro as atividades prioritárias e adiar aquelas com maior período. Além de atribuir uma data e uma ordem para cada coisa. Isso nos ajudará a concluir com êxito tudo o que nos propusemos a fazer.
Existem diversas formas de organizar o seu tempo, mas tudo vai depender de como você se sente melhor. Cada um tem um sistema de organização que te ajuda a explodir sua produtividade. Você pode atribuir blocos de tempo em que trabalha por duas horas e descansa por cinco minutos, e inclui uma hora de descanso e almoço.
Coma bem
Assim como o descanso é necessário para recarregar as energias, alimentar-se adequadamente é essencial para o bom desempenho no trabalho. A melhor forma de otimizar o seu tempo é cultivando hábitos que o ajudem a se motivar, além de evitar o cansaço e a irritação. Na hora das refeições, você deve tomar o tempo necessário para fazê-lo e comer uma dieta equilibrada. Assim você manterá seu desempenho por muito mais tempo.
Esperamos que esses truques para otimizar o tempo possam ajudá-lo. Já aconteceu com todos nós que sentimos que vinte e quatro horas por dia não são suficientes e que, se pudéssemos fazer um desejo, seria dobrar as horas para descansar mais, ter espaços de relaxamento e terminar o trabalho em um dia. Mas, como isso não é possível, é aconselhável administrar bem o tempo, para otimizar a produtividade.
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